Thông tư 13/2025: Checklist hồ sơ bệnh án điện tử cho phòng khám nha khoa trước 31/12/2026
Theo Thông tư 13/2025/TT-BYT, các phòng khám nha khoa có điều trị ngoại trú phải hoàn thành triển khai hồ sơ bệnh án điện tử (EMR) chậm nhất vào ngày 31/12/2026. Đây là yêu cầu bắt buộc, không phải khuyến nghị. Bài viết giải thích Thông tư áp dụng cho ai, phòng khám cần chuẩn bị những gì, kèm checklist đầy đủ để không bị động khi đến hạn.
⚠️ Bài viết mang tính tư vấn tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý. Vui lòng đối chiếu toàn văn Thông tư 13/2025/TT-BYT và hướng dẫn của Sở Y tế địa phương trước khi triển khai.
Cập nhật 29/06/2026.
Thông tư 13/2025/TT-BYT là gì?
Ngày 06/6/2025, Bộ Y tế ban hành Thông tư 13/2025/TT-BYT hướng dẫn triển khai hồ sơ bệnh án điện tử tại các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh trên toàn quốc. Thông tư có hiệu lực từ ngày 21/7/2025 và thay thế các quy định cũ về bệnh án điện tử (Thông tư 46/2018/TT-BYT và phần liên quan của Thông tư 54/2017/TT-BYT).
Theo Thông tư, hồ sơ bệnh án điện tử là hồ sơ bệnh án được lập, cập nhật, hiển thị, ký, lưu trữ, quản lý, sử dụng và khai thác hoàn toàn bằng phương tiện điện tử — thay cho hồ sơ giấy.
Phòng khám nha khoa có thuộc diện áp dụng không?
Có. Lộ trình tại khoản 2 Điều 4 Thông tư chia thành hai mốc:
- Chậm nhất 30/9/2025: áp dụng cho các bệnh viện.
- Chậm nhất 31/12/2026: áp dụng cho các cơ sở khám chữa bệnh khác có người bệnh điều trị nội trú, điều trị ban ngày hoặc ngoại trú.
Phòng khám nha khoa tiếp nhận và điều trị bệnh nhân ngoại trú, nên thuộc nhóm thứ hai — hạn hoàn thành là 31/12/2026. Tính từ thời điểm hiện tại, các phòng khám còn chưa tới một năm để chuẩn bị.
Phân biệt hai khái niệm dễ nhầm
Nhiều phòng khám nhầm lẫn giữa hai khái niệm, dẫn đến chuẩn bị sai:
- Bệnh án điện tử thường được hiểu là việc số hóa một bệnh án cụ thể.
- Hồ sơ bệnh án điện tử (EMR) là toàn bộ hệ thống lập, ký, lưu trữ và khai thác bệnh án bằng phương tiện điện tử, đạt các yêu cầu pháp lý và kỹ thuật.
Điều Thông tư yêu cầu là hồ sơ bệnh án điện tử đạt chuẩn — tức cả một hệ thống, không chỉ là quét giấy thành file PDF.
Checklist chuẩn bị hồ sơ bệnh án điện tử cho phòng khám nha khoa
Dưới đây là những điều kiện cốt lõi phòng khám cần đáp ứng, tổng hợp theo yêu cầu của Thông tư:
1. Hạ tầng công nghệ thông tin (Điều 2)
Phòng khám cần có tối thiểu: máy trạm, hạ tầng kết nối mạng, máy chủ hoặc giải pháp lưu trữ dữ liệu (bao gồm lưu trữ dự phòng), cùng các thiết bị/giải pháp bảo mật thông tin. Với phòng khám nhỏ, một nền tảng cloud thường đáp ứng phần lớn yêu cầu này mà không cần đầu tư máy chủ riêng.
2. Phần mềm quản lý đáp ứng EMR
Cần ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý khám chữa bệnh để triển khai hồ sơ bệnh án điện tử. Phần mềm phải lập, cập nhật và lưu trữ được hồ sơ điện tử, đồng thời sẵn sàng phục hồi và truy xuất dữ liệu khi cần cho điều trị, kiểm tra, thanh tra.
3. Nội dung hồ sơ đầy đủ theo quy định
Nội dung hồ sơ bệnh án điện tử phải đầy đủ theo Chương X Thông tư 32/2023/TT-BYT — gồm thông tin cá nhân, kết quả khám, cận lâm sàng, quá trình chẩn đoán và điều trị.
4. Chữ ký / xác nhận điện tử hợp pháp
Việc ký, xác nhận nội dung trong hồ sơ bệnh án điện tử phải thực hiện bằng hình thức điện tử hợp pháp (chữ ký số hoặc phương tiện điện tử khác theo Luật Giao dịch điện tử). Phòng khám cần đăng ký và sử dụng chữ ký số hợp lệ.
5. Kết nối số định danh cá nhân
Thông tin trong hồ sơ phải được kết nối với số định danh cá nhân (CCCD) của công dân Việt Nam, hoặc tài khoản định danh điện tử đối với người nước ngoài.
6. Bảo mật và bảo vệ dữ liệu cá nhân
Hồ sơ bệnh nhân là dữ liệu nhạy cảm. Phòng khám phải tuân thủ pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân — đặc biệt là Nghị định 13/2023/NĐ-CP — về an toàn thông tin, mã hóa và phân quyền truy cập.
7. Quy chế nội bộ và lưu trữ
Cơ sở cần xây dựng, ban hành quy chế lập, cập nhật, quản lý, lưu trữ, sử dụng và an toàn thông tin đối với hồ sơ bệnh án điện tử, kèm phương án lưu trữ dự phòng và khôi phục dữ liệu.
Lộ trình còn lại: nên làm gì ngay bây giờ?
Với hạn 31/12/2026, phòng khám không nên để sát ngày mới làm. Gợi ý thứ tự:
- Rà soát hiện trạng: đánh giá hạ tầng máy móc, mạng, phần mềm đang dùng so với yêu cầu của Thông tư.
- Chọn phần mềm có lộ trình EMR: ưu tiên giải pháp có kế hoạch hỗ trợ hồ sơ bệnh án điện tử rõ ràng, tránh phải đổi lần nữa.
- Đăng ký chữ ký số và thiết lập phân quyền truy cập theo vai trò.
- Chuẩn hóa và số hóa dữ liệu cũ, xây dựng quy chế nội bộ.
- Chạy thử và đào tạo nhân sự trước hạn vài tháng để vận hành ổn định.
📌 Sai lầm phổ biến nhất là chờ đến cuối 2026 mới bắt đầu. Chuyển đổi hồ sơ, đào tạo nhân sự và ổn định hệ thống cần nhiều tháng — bắt đầu sớm giúp bạn chủ động thay vì chạy nước rút.
Câu hỏi thường gặp
Phòng khám nha khoa nhỏ có bắt buộc làm bệnh án điện tử không? Có. Thông tư áp dụng cho các cơ sở khám chữa bệnh có điều trị ngoại trú, không phân biệt quy mô, với hạn hoàn thành 31/12/2026.
Quét hồ sơ giấy thành PDF có được tính là bệnh án điện tử không? Không. Thông tư yêu cầu hồ sơ bệnh án điện tử đạt chuẩn — được lập, ký, lưu trữ và khai thác bằng hệ thống điện tử, đáp ứng yêu cầu kỹ thuật và pháp lý, chứ không chỉ là file quét.
Phòng khám cần chữ ký số không? Có. Việc ký xác nhận hồ sơ bệnh án điện tử phải thực hiện bằng hình thức điện tử hợp pháp; chữ ký số là phương án phổ biến.
Hồ sơ giấy đã lập trước đây xử lý thế nào? Việc chuyển đổi giữa hồ sơ giấy và dữ liệu điện tử do người đứng đầu cơ sở quyết định căn cứ điều kiện thực tế, tuân thủ quy định pháp luật về giao dịch điện tử.
Kết luận
Thông tư 13/2025/TT-BYT biến hồ sơ bệnh án điện tử từ “nên có” thành bắt buộc với phòng khám nha khoa, hạn 31/12/2026. Việc cần làm ngay là rà soát hiện trạng, chọn phần mềm có lộ trình EMR rõ ràng, chuẩn bị chữ ký số và bảo mật dữ liệu theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP — và bắt đầu sớm để không bị động.
Bạn đang tìm một nền tảng quản lý nha khoa có lộ trình sẵn sàng cho hồ sơ bệnh án điện tử? Tham khảo thêm bài Chuyển đổi số trong nha khoa và Cách chọn phần mềm quản lý nha khoa, hoặc đăng ký dùng thử miễn phí DentalSoft để trao đổi cụ thể về lộ trình EMR cho phòng khám của bạn.
Biên soạn bởi đội ngũ chuyên môn DentalSoft. Nội dung tổng hợp từ Thông tư 13/2025/TT-BYT và các văn bản liên quan tại thời điểm cập nhật, mang tính tham khảo; vui lòng đối chiếu toàn văn quy định và hướng dẫn của cơ quan y tế trước khi quyết định.
Chúng tôi đồng hành cùng hàng trăm phòng khám nha khoa trên cả nước — chia sẻ kinh nghiệm vận hành, quản lý và chuyển đổi số thực chiến.
